Der Beruf der virtuellen Assistentin wird immer beliebter. Mit dieser Arbeit habe auch ich unter anderem meine Selbständigkeit begonnen. Trotzdem bin ich anfangs ziemlich unwissend an alles herangegangen. Ich hatte zu diesem Zeitpunkt über 22 k Follower auf meinem Instagram Kanal und dachte mir damit und mit meiner Weiterbildung als Marketingreferentin würde ich schnell Kunden finden. Aber so einfach war es dann doch nicht. In diesem Beitrag möchte ich dir daher Schritt für Schritt zeigen, was du als virtuelle Assistentin im Bereich Social Media brauchst.

Was macht eine virtuelle Assistentin eigentlich genau?

Eine virtuelle Assistentin übernimmt diverse Aufgaben für den Auftraggeber, damit dieser sich auf seine Kernaufgaben spezialisieren kann. Während eine virtuelle Assistentin früher wirklich oft nur Assistenzaufgaben wie Backoffice, Telefonservice und Schriftverkehr übernommen hat, sind heute auch immer mehr Spezialisten gefragt. Viele Unternehmen suchen Experten für beispielsweise Buchhaltung, Marketing, Social Media, IT und so weiter und das alles digital. Was der Vorteil für dich dabei sein kann: Eine virtuelle Assistentin ist nicht zwingend selbständig. Es gibt auch Unternehmen, die eine Festanstellung für virtuelle Assistenten anbieten, es ist dann quasi ein „remote“ Job, also ein Job, bei dem man ortsunabhängig arbeiten kann.

Du würdest gerne an die Hand genommen werden und Schritt für Schritt lernen, was man als VA im Social Media Bereich braucht? Dann schau dir unsere Weiterbildung dazu an!

Was für eine Ausbildung brauche ich als Virtuelle Assistentin?

Eine kaufmännische Ausbildung oder Weiterbildung ist ein Vorteil aber kein MUSS. Im VA Business findest du alles: Von Auftraggebern, die einfach günstige Arbeitskräfte suchen, über Festanstellungen, Freelancer Jobs mit viel Freiheit und guter Bezahlung… Du hast die Wahl. Mehr als eine Ausbildung zählen hier die Referenzen, daher ist es so wichtig, dass du bereits welche vorzuweisen hast.

Wenn du dich für einen Austausch mit Gleichgesinnten interessierst, die ebenfalls auf dem Weg in die Online-Selbständigkeit sind und für dich gegenseitige Motivation und eine gemeinsame Struktur wichtig sind, dann bist du ebenfalls bei der Social Media Factory richtig. Ebenso kannst du gern unserer kostenlosen Facebookgruppe für Social Media Manager beitreten und dich mit anderen austauschen!

Wie komme ich an Referenzen um Kunden anzuziehen?

Um an Referenzen zu kommen und Kunden anzuziehen empfiehlt es sich daher, sich vor dem Start deines VA Business Testkunden zu suchen.

Vorteile von Testkunden:

• Du findest heraus, ob die Arbeit als VA wirklich etwas für dich ist.
• Du bekommst ein Gefühl dafür, welche Aufgaben auf dich zukommen.
• Du bekommst Referenzen, mit denen du neue Kunden anziehst.
• Du bekommst ein Gefühl dafür, was deine Arbeit wert ist.

Ganz wichtig: Wenn du dich dafür entscheidest, als virtuelle Assistentin selbständig zu sein, darfst du nicht nur für 1 Unternehmen arbeiten. Ansonsten spricht man von einer „Scheinselbständigkeit“.

Mehr zum Thema Scheinselbständigkeit findest du hier.

Diese Eigenschaften helfen dir bei deiner Arbeit

Kreativität

Vor allem im Social Media Bereich ist Kreativität und ein Auge für Design sehr gefragt, denn mit den Posts, die du für deine Kunden machst, sollst du potenzielle Kunden ansprechen und halten. Es ist daher wichtig, sich nicht auf vorhandenen Strukturen auszuruhen, sondern immer wieder neue kreative Ideen einzubringen.

Empathie

Eine der wichtigsten Eigenschaften in der virtuellen Assistenz ist die Empathie. Du musst dich in deine Kunden hineinversetzen können, sie und ihre Art zu kommunizieren verstehen und somit ein Social Media Konzept entwickeln, dass strategisch sinnvoll ist, aber eben immer auch die Spraceh deiner Kunden spricht.

Disziplin

Es gibt Aufgaben, die machen Spaß und Aufgaben, die weniger Spaß machen. Disziplin hilft dir die Aufgaben zu erledigen und dich nicht ablenken zu lassen.

Unternehmerisches Denken

Als VA besteht oft die Gefahr, dass man in eine Art untergeordnete Rolle verfällt. Sei dir bewusst, dass auch du als VA jetzt ein Unternehmen bist. Deine Kunden sollten dir immer auf Augenhöhe begegnen, „verkaufe“ dich daher auch dementsprechend.

Flexibilität

Als VA sind zwar meist feste Stunden/Woche oder feste Aufgabenbereiche vereinbart, aber es kommt oft vor, dass es hier und da mal einen Schnellschuss gibt, Änderungen oder neue Aufgaben. Deshalb solltest du flexibel sein und dich immer wieder den neuen Gegebenheiten anpassen.

Deine ersten Schritte im VA Business

• Melde ein Gewerbe an (meist Kleinunternehmen am Anfang)
• Erstelle einen Social Mediaauftritt und eine Webseite für dein Business
• Überlege dir: Was kann ich und was will ich anbieten?
• Mache ein Praktikum oder Probeaufträge und sammle dadurch Referenzen.

Schritt 1: Gewerbe-Anmeldung

Wenn du am Anfang noch nicht genau weißt, wie viel du mit deinem Business verdienen willst und davon ausgehst, dass es die Grenze von 22 000 € im Jahr erstmal nicht übersteigt, dann kannst du ein Kleingewerbe anmelden. Der Vorteil eines Kleingewerbes ist es, dass du keine Umsatzsteuervoranmeldung machen musst und somit auf deiner Rechnung auch keine Mehrwertsteuer angibst. Du findest im Internet oft den Mythos, dass der Job einer virtuellen Assistentin ein Job der Kategorie „Freiberufler“ ist, das ist aber nicht der Fall. Eine Gewerbeanmeldung ist daher zwingend notwendig.

Was du für deine Gewerbeanmeldung brauchst:

Dein Gewerbe meldest du ganz einfach beim Finanzamt deines Ortes an. Meist kannst du es auch online bei deinem Finanzamt bereits ausfüllen oder das Formular dort ausdrucken. Für die Gewerbeanmeldung brauchst du:

• Ein gültiges Ausweisdokument, zum Beispiel Personalausweis
• Bargeld für die Anmeldegebühr (weicht von Landkreis zu Landkreis ab, in der Regel etwa 20-60 €)

Schritt 2: Werde sichtbar

Das Wichtigste, um online Kunden zu bekommen: Werde sichtbar. Nutze die Möglichkeiten des World Wide Web und der Social Media Kanäle um auf dich und dein Angebot hinzuweisen. Für den Start empfehle ich dir eine eigene Webseite (das kann auch einfach eine 1-Page Seite sein, auf der du dein Angebot darstellst), einen Instagram Account und einen Linkedin Account. Bespiele diese Kanäle regelmäßig und Positioniere dich als Experte.

Schritt 3: Was kann ich und was will ich?

Etwas weiter unten in diesem Artikel findest du eine Übersicht darüber, welche Aufgaben für die Arbeit als virtuelle Assistentin im Social Media Bereich gefragt sind. Du musst aber nicht alles abdecken. Oft ist es auch gut, eine Nische abzudecken. Beschäftige dich bewusst mit folgenden Fragen:

• Was kann ich besonders gut?
• Welche Aufgaben möchte ich gerne übernehmen?
• Wer ist meine Zielgruppe? (Eine bestimmte Branche/Frauen/Männer)

Schritt 4: Dein Portfolio

Gestalte ein Portfolio, welches du Interessenten zuschicken kannst. Später, wenn du diese hast, kannst du dort auch Referenzen mit angeben. Eine Vorlage für dein Portfolio, sowie für den Vertrag mit deinem Kunden findest du hier:

Schritt 5: Die Testphase

Suche Testkunden für dein Angebot. Virtuelle Assistentin ist mittlerweile ein sehr beliebter Job. An Kunden kommst du vor allem durch gute Referenzen. Deshalb rate ich dir, dir zu Beginn Testkunden zu suchen, die du kostenlos oder zu einem vergünstigten Preis unterstützt und die dir dann ein ehrliches Feedback geben und eine Referenz schreiben. Fast jeder Auftraggeber möchte Referenzen sehen!

Wie das alles detailiiert funktioniert und du als virtuelle Assistenz für Social Media wirklich erfolgreich wirst, lernst du bei uns in der Social Media Factory.

Welche Aufgaben übernimmt eine VA im Social Media Bereich?

Die Aufgaben einer virtuellen Assistentin im Social Media Bereich sind sehr vielfältig:

• Community-Management (Interaktion mit der Zielgruppe, auf Kommentare antworten, Likes verteilen, auf Nachrichten antworten)
• Contentplanung: Posts für den Kunden vorplanen in relevanten Planungstools
• Contenterstellung: Design der Post, beispielsweise mit Canva.
• Recherche und Texterstellung: Manche Kunden geben Texte vor, andere erwarten Eigeninitiative.
• Strategie: Strategie-Entwicklung für den Account des Kunden
• Ads schalten (Facebook und Instagram)
• Facebook-Gruppen Betreuung

Je nach Kundenwunsch übernimmt man nur einen Teilbereich oder die kompletten Aufgaben.

Preisfindung für virtuelle Assistentinnen

Welchen Preis du für deine Arbeit letztlich verlangst hängt von vielen Faktoren ab:

• Festanstellung oder Freelancer?
• Welche Aufgabenbereiche
• Deine Vorkenntnisse
• Wie viel Eigenverantwortung?
• Deiner Kostenkalkulation
• Wie viele Stunden/Woche kannst/willst du arbeiten?
• Stunden oder Paketpreise?

Im Social Media Bereich empfehle ich für die einzelnen Leistungspakete Paketpreise pro Monat zu vereinbaren. Zusätzliche Aufgaben oder Calls werden dann je Stunde abgerechnet. Wenn du komplett selbständig bist, sollte dein Stundensatz bei mindestens €50,00 liegen.

Zur genauen Preisberechnung habe ich einen kostenlosen Preisrechner erstellt, der dir bei der Preisfindung hilft.

Plattformen für die Kundenfindung:

Facebook-Gruppen. Hier ein paar Vorschläge:

• Fair bezahle VA Jobs 
• Freelancers
• Jobs Digitale Nomaden + Freiberufler (Virtueller Assistent,Texter,etc.)
• VA – suchen und finden
• Virtuelle Assistenten – Arbeiten von zu Hause aus
• Virtual Assistant Jobs
• Virtuelle Assistentinnen

Weitere Plattformen, auf denen du Jobs für virtuelle Assistenten findest:

• www.fernarbeit.net
• www.freelance.de
• www.upwork.com
• Linkedin
• Dein eigener Social Media Auftritt/Webseite

Ich wünsche dir viel Erfolg beim Start deines VA Business 🙂 Wir begleiten dich gerne, dass dein VA Start erfolgreich wird.

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